Ở vùng Thanh Oai, người dân chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đất đai, nhà ở tại ủy ban nhân dân một trong bốn xã mới (Thanh Oai, Bình Minh, Tam Hưng, Dân Hòa), hoặc làm ở văn phòng công chứng. Với hợp đồng mua bán, tặng cho đất, bạn được chọn công chứng hoặc chứng thực; bản sao giấy tờ thì nhiều nơi không còn bắt buộc phải có chứng thực nếu bạn mang bản chính để đối chiếu.
Ở làng quê, "đi sao y" là việc quen thuộc mỗi mùa con cháu nộp hồ sơ xin việc, xin học, làm hồ sơ đi lao động nước ngoài. Còn chứng thực hợp đồng đất là việc lớn hơn, gắn với tài sản cả đời của một gia đình.
Bài này phân biệt công chứng và chứng thực, nói rõ việc nào làm ở xã, việc nào nên ra văn phòng công chứng, và những trường hợp bạn không cần mất công đi chứng thực.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào
Hai từ này hay bị dùng lẫn. Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên chịu trách nhiệm cả về nội dung có trái luật hay không. Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền, như ủy ban nhân dân xã, xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người ký, hoặc chứng thực hợp đồng trong phạm vi luật cho phép.
Luật Công chứng năm 2024, có hiệu lực từ 1/7/2025, là văn bản điều chỉnh hoạt động công chứng hiện nay. Chứng thực được điều chỉnh bởi nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cùng các văn bản sửa đổi.
Khác biệt thực tế: hợp đồng được chứng thực ở xã thì người chứng thực xác nhận thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi và chữ ký của các bên; còn trách nhiệm về nội dung hợp đồng thuộc về các bên. Văn phòng công chứng xem xét cả nội dung. Với giao dịch giá trị lớn, phức tạp, nhiều người cho rằng công chứng an toàn hơn, nhưng cả hai cách đều được pháp luật công nhận cho các loại hợp đồng mà luật cho phép chứng thực.
Việc nào làm ở xã, việc nào ở văn phòng công chứng
Bảng tóm tắt theo nguyên lý. Phân cấp có thể được điều chỉnh, nên kiểm cơ quan thực hiện trên cổng dịch vụ công khi làm.
| Việc cần làm | Ủy ban nhân dân xã | Văn phòng công chứng |
|---|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp | Có | Có |
| Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản | Có, trừ một số trường hợp luật loại trừ | Có |
| Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở | Có, chứng thực | Có, công chứng |
| Di chúc | Có, chứng thực | Có, công chứng |
| Văn bản thỏa thuận phân chia di sản là đất đai, nhà ở | Có, trong phạm vi được giao | Có |
| Hợp đồng, giao dịch khác luật bắt buộc công chứng | Không | Có |
Văn phòng công chứng làm việc cả ngoài giờ hành chính ở một số nơi, và có thể công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp người yêu cầu không đi lại được, như người già, người ốm. Ở xã, việc chứng thực ngoài trụ sở cũng có thể làm trong một số trường hợp theo quy định.
Khi nào bạn không cần đi chứng thực bản sao
Quy định về chứng thực có một nguyên tắc ít người để ý: cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu bản sao có chứng thực nếu người nộp xuất trình bản chính để đối chiếu, hoặc nộp bản sao kèm bản chính. Người tiếp nhận tự đối chiếu và chịu trách nhiệm. Nghĩa là nhiều lúc bạn chỉ cần mang bản chính và bản chụp, không phải xếp hàng sao y.
Với hồ sơ nộp trực tuyến, giấy tờ được số hóa và kết quả điện tử có giá trị pháp lý. Nhiều thủ tục chỉ cần tải ảnh chụp, hoặc dùng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính, làm trên cổng dịch vụ công. Thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư như căn cước, nơi cư trú thì cơ quan tự khai thác, bạn không phải nộp.
Bản sao có chứng thực về nguyên tắc có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu, pháp luật về chứng thực không đặt thời hạn sử dụng chung. Một số cơ quan, tổ chức tự đặt yêu cầu bản sao trong thời gian gần; nếu gặp, hỏi lý do và căn cứ. Thực tế ở làng, nhiều người sao y cả chục bản dự trữ, cũng không thừa khi phải nộp hồ sơ cho đơn vị đòi bản giấy.
Mang gì khi đi chứng thực ở xã
Chuẩn bị đúng giúp làm nhanh, nhất là những ngày đông người trước mùa tuyển sinh, tuyển dụng:
- Bản chính giấy tờ cần sao, và bản chụp sẵn nếu muốn đỡ chờ; giấy tờ phải còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, không bị sửa chữa nội dung.
- Giấy tờ tùy thân còn hạn của người yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc người ký hợp đồng.
- Với hợp đồng đất đai: dự thảo hợp đồng nếu đã soạn, giấy chứng nhận bản chính, giấy tờ tùy thân của tất cả các bên, giấy chứng nhận kết hôn hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân nếu tài sản liên quan vợ chồng.
- Giấy ủy quyền hợp lệ nếu có người ký thay.
Không chứng thực được bản sao từ bản chính bị tẩy xóa, giả mạo, hoặc giấy tờ có nội dung trái pháp luật. Bằng, chứng chỉ do nước ngoài cấp thường phải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch có chứng thực chữ ký người dịch; trường hợp này hỏi trước nơi thực hiện.
Chứng thực hợp đồng đất ở làng: chọn xã hay văn phòng công chứng
Ở các xã Thanh Oai, nhiều gia đình chọn chứng thực hợp đồng tặng cho, chuyển nhượng đất ngay tại ủy ban nhân dân xã vì gần nhà, quen cán bộ, các bên là người trong làng. Với giao dịch giữa người thân, như bố mẹ tặng cho con mảnh đất thổ cư ở Đỗ Động hay Kim An, cách này thuận tiện.
Với giao dịch giữa người không quen biết, giá trị lớn, hoặc có nhiều người cùng đứng tên, nhiều người chọn văn phòng công chứng ở các trục đường chính hoặc phía Hà Đông. Công chứng viên kiểm tra nội dung, tình trạng pháp lý của tài sản, có hệ thống dữ liệu ngăn chặn giao dịch để phát hiện thửa đất đang bị thế chấp, kê biên. Phí công chứng tính theo giá trị hợp đồng, theo biểu do nhà nước quy định.
Dù chọn nơi nào, nguyên tắc chung là các bên phải có mặt ký trước người chứng thực hoặc công chứng viên. Hợp đồng ký sẵn ở nhà mang đến nhờ đóng dấu là không đúng. Đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký, nhất là phần mô tả thửa đất, giá, phương thức thanh toán và nghĩa vụ nộp thuế, phí bên nào chịu.
Di chúc và văn bản phân chia di sản: chuyện của nhiều gia đình ở làng
Lập di chúc. Người cao tuổi có đất, nhà ở có thể lập di chúc và chứng thực tại xã hoặc công chứng. Di chúc có chứng thực, công chứng giúp hạn chế tranh chấp giữa các con sau này. Người lập di chúc phải minh mẫn, tự nguyện; người chứng thực sẽ kiểm tra điều đó.
Di chúc miệng, di chúc viết tay. Pháp luật dân sự có công nhận di chúc viết tay không có chứng thực và di chúc miệng trong những điều kiện chặt chẽ. Ở làng, nhiều cụ dặn lại trước con cháu và họ hàng, nhưng khi có tranh chấp thì rất khó chứng minh. Lập văn bản có chứng thực là cách an toàn.
Phân chia di sản. Khi không có di chúc, những người thừa kế lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản. Văn bản này cần đủ chữ ký của tất cả người thừa kế, nên với gia đình có người đi làm xa, đi nước ngoài, cần tính trước việc ủy quyền hoặc ký tại nơi họ đang ở.
Giấy tờ đi kèm. Giấy khai tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ của người thừa kế, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thiếu giấy khai tử là vướng mắc hay gặp nhất.
Hồ sơ đi lao động, du học nước ngoài: chứng thực, dịch thuật, hợp pháp hóa
Nhiều thanh niên ở các làng Thanh Oai đi lao động ở Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan hoặc đi du học. Hồ sơ của họ thường gồm bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, học bạ, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đều phải sao, dịch, có khi phải hợp pháp hóa. Vì đây là bộ hồ sơ dày, làm sai một khâu là phải làm lại cả chuỗi.
Trình tự thường là: chứng thực bản sao từ bản chính ở xã hoặc văn phòng công chứng, dịch sang ngôn ngữ nước tiếp nhận ở nơi có người dịch đã đăng ký, chứng thực chữ ký người dịch, rồi chứng nhận lãnh sự ở cơ quan ngoại vụ và hợp pháp hóa ở cơ quan đại diện của nước tiếp nhận nếu nước đó yêu cầu. Mỗi nước, mỗi chương trình có yêu cầu khác; đọc kỹ danh mục của bên tiếp nhận trước khi đi chứng thực.
Lý lịch tư pháp không làm ở xã mà xin ở cơ quan quản lý lý lịch tư pháp của thành phố, nộp được trực tuyến. Nên làm sớm vì thời gian giải quyết dài hơn các giấy khác. Cẩn trọng với các trung tâm môi giới thu tiền trọn gói làm hồ sơ; giấy tờ của bạn, bạn tự làm được ở các nơi kể trên, chi phí theo quy định.
Những tình huống hay gặp và cách xử lý
Cần chứng thực chữ ký trên đơn xin việc, giấy cam kết: đến xã nơi thuận tiện, ký trước mặt người chứng thực. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, người ở Tam Hưng có thể làm ở Bình Minh nếu tiện đường đi làm. Lưu ý không chứng thực chữ ký trên giấy tờ mà luật yêu cầu công chứng, hoặc văn bản có nội dung trái luật.
Con cháu ở xa cần giấy ủy quyền để bố mẹ ở quê làm thủ tục thay: lập giấy ủy quyền và chứng thực chữ ký, hoặc công chứng hợp đồng ủy quyền nơi người ủy quyền đang ở, rồi gửi bản gốc về. Người đang ở nước ngoài có thể làm tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại.
Mất bản chính giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp: chứng thực bản sao cần bản chính, nên trước hết phải xin cấp bản sao từ sổ gốc ở cơ quan đã cấp. Với giấy khai sinh, đó là xin trích lục ở nơi đã đăng ký; với văn bằng, liên hệ trường đã cấp.
Câu hỏi thường gặp
Sao y bản chính ở xã có cần mang theo căn cước không?
Với chứng thực bản sao từ bản chính, trọng tâm là bản chính giấy tờ cần sao; người yêu cầu thường không phải chứng minh nhân thân như khi chứng thực chữ ký. Tuy vậy, mang theo căn cước vẫn nên làm vì một số trường hợp cán bộ cần ghi thông tin người yêu cầu. Với chứng thực chữ ký và hợp đồng thì bắt buộc mang giấy tờ tùy thân.
Hợp đồng mua bán đất chứng thực ở xã có giá trị như công chứng không?
Với các loại hợp đồng luật cho phép công chứng hoặc chứng thực, như chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, hợp đồng chứng thực ở xã đáp ứng yêu cầu về hình thức để đăng ký sang tên. Điểm khác là phạm vi trách nhiệm: chứng thực không xác nhận nội dung, công chứng thì có. Giao dịch lớn, phức tạp nên cân nhắc công chứng.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật về chứng thực không quy định thời hạn sử dụng chung của bản sao có chứng thực; bản sao có giá trị thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu. Một số đơn vị tiếp nhận tự đặt yêu cầu bản sao mới trong vài tháng gần đây. Gặp yêu cầu như vậy, bạn có thể hỏi căn cứ hoặc mang bản chính để họ tự đối chiếu.
Có thể chứng thực ở xã khác không phải nơi mình ở không?
Chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký có thể làm ở bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào, không phụ thuộc nơi cư trú. Chứng thực hợp đồng liên quan đất đai, nhà ở thì làm ở xã nơi có đất, nhà. Người ở Thanh Oai đi làm nội thành có thể sao y, chứng thực chữ ký ở phường gần nơi làm việc.
Có làm bản sao chứng thực điện tử được không?
Được. Trên cổng dịch vụ công có thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: bạn nộp yêu cầu, mang bản chính đến cơ quan chứng thực để đối chiếu, và nhận bản sao điện tử có chữ ký số. Bản điện tử dùng được cho các thủ tục nộp trực tuyến, đỡ phải sao nhiều bản giấy.
Ông bà già yếu không đến xã được thì lập di chúc thế nào?
Có thể đề nghị chứng thực hoặc công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp người yêu cầu không thể đi lại vì tuổi cao, ốm đau, theo quy định. Gia đình liên hệ xã hoặc văn phòng công chứng để hẹn. Người chứng thực, công chứng viên sẽ đến nhà, kiểm tra sự minh mẫn và tự nguyện của người lập di chúc.