Người dân vùng Thanh Oai đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử tại ủy ban nhân dân xã nơi cư trú, tức một trong bốn xã Thanh Oai, Bình Minh, Tam Hưng hoặc Dân Hòa. Khai sinh phải làm trong 60 ngày kể từ ngày sinh; khai tử trong 15 ngày kể từ ngày mất. Khai sinh cho trẻ có thể làm liên thông cùng đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế, nộp một lần trực tuyến.
Hộ tịch là nhóm thủ tục gần gũi nhất với mỗi gia đình, và cũng là nhóm thay đổi ít nhất sau sáp nhập: trước kia làm ở xã, nay vẫn làm ở xã, chỉ là xã rộng hơn. Điểm mới là một số việc trước đây phải lên huyện, như một số trường hợp có yếu tố nước ngoài, theo phân cấp mới được giao về xã.
Bài này đi lần lượt qua khai sinh, kết hôn, khai tử, các việc đi kèm như trích lục, cải chính, và vài chuyện riêng của làng quê Thanh Oai như ma chay, cưới hỏi theo lệ làng song song với thủ tục nhà nước.
Hộ tịch làm ở đâu sau khi bỏ cấp huyện
Luật Hộ tịch năm 2014 quy định ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam cư trú trong nước: khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con, thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin. Cấp huyện trước đây giữ các việc có yếu tố nước ngoài và một số việc cải chính phức tạp. Từ khi chính quyền hai cấp vận hành, các việc của huyện được phân về xã hoặc cơ quan thành phố theo văn bản phân định thẩm quyền.
Với người Thanh Oai, điều này có nghĩa: hầu hết sự kiện hộ tịch làm ở xã mới nơi mình cư trú. Người ở làng Bối Khê đến xã Tam Hưng, người ở Hồng Dương đến xã Dân Hòa, người ở Cao Viên đến xã Bình Minh. Trong giai đoạn đầu, thành phố có thể giữ điểm tiếp nhận ở trụ sở một số xã cũ để người dân đỡ đi xa; hỏi trưởng thôn để biết điểm gần nhất.
Luật cho phép chọn nơi đăng ký theo nơi cư trú của một trong các bên. Một đôi trẻ, chồng ở Thanh Thùy, vợ ở Chương Mỹ, được chọn đăng ký kết hôn ở xã Tam Hưng hoặc ở xã của vợ. Trẻ sinh ra có cha mẹ thường trú khác nơi thì khai sinh ở nơi cư trú của cha hoặc mẹ. Nơi cư trú gồm cả nơi tạm trú, nên người thuê nhà ở Thanh Oai có tạm trú cũng làm được ở đây.
Đăng ký khai sinh: thời hạn, giấy tờ, ai đi làm
Cha mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu, điền trên giấy hoặc trên hệ thống trực tuyến.
- Giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp; sinh tại nhà không có giấy chứng sinh thì cần văn bản của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh theo quy định.
- Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ, nếu có, để ghi tên cả cha và mẹ; thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu thì thường không phải nộp bản giấy.
- Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký và văn bản ủy quyền nếu người đi không phải cha mẹ; ông bà, người thân khác đi đăng ký thay cũng được theo quy định.
Trẻ ở Thanh Oai thường sinh ở các bệnh viện phía Hà Đông hay nội thành, giấy chứng sinh ghi nơi sinh là bệnh viện đó. Điều này không ảnh hưởng nơi đăng ký khai sinh: bạn vẫn đăng ký ở xã nơi cha mẹ cư trú. Tên con nên đặt xong trước khi đi, vì sửa họ tên sau khi đã đăng ký là thủ tục cải chính, phức tạp hơn nhiều.
Liên thông khai sinh, thường trú, bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi
Từ vài năm nay, ba việc đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi có thể làm cùng một lần, gọi là liên thông. Cha mẹ nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh điện tử, hoặc nộp trực tiếp ở xã và đề nghị làm liên thông. Kết quả gồm giấy khai sinh, thông tin thường trú của trẻ và thẻ bảo hiểm y tế.
Lợi ích lớn nhất là không phải đi ba nơi. Trước đây, một gia đình ở Kim Thư có khi phải lên xã làm khai sinh, xuống công an làm hộ khẩu, rồi sang đại lý bảo hiểm làm thẻ. Giờ chỉ một bộ hồ sơ. Kết quả có thể nhận qua bưu chính, tiện cho những gia đình cả bố mẹ đều đi làm nội thành.
Nên làm liên thông sớm trong tuần đầu sau sinh, để trẻ có thẻ bảo hiểm y tế ngay khi phải đi khám, tiêm chủng. Trẻ dưới sáu tuổi được ngân sách nhà nước đóng bảo hiểm y tế theo quy định, nên đây là quyền lợi gia đình không nên bỏ lỡ chỉ vì chậm làm giấy.
Đăng ký kết hôn: hai người cùng đến, không phải tiệc cưới
Ở Thanh Oai, nhiều đám cưới vẫn theo lệ làng: dạm ngõ, ăn hỏi, rước dâu, cỗ cưới ở sân nhà hoặc nhà văn hóa thôn. Đám cưới chỉ có giá trị về phong tục; về pháp lý, hôn nhân chỉ được công nhận khi đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền. Không ít trường hợp sống với nhau nhiều năm, có con rồi mới đi đăng ký, gặp đủ thứ rắc rối khi làm giấy cho con hay khi có tranh chấp tài sản.
Hồ sơ đăng ký kết hôn gồm tờ khai theo mẫu, giấy tờ tùy thân, và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu một bên đăng ký ở nơi không phải nơi mình thường trú hoặc trong trường hợp luật yêu cầu. Khi dữ liệu hộ tịch đã liên thông, một số giấy xác nhận có thể không còn phải nộp, nhưng nên hỏi trước, nhất là khi một bên quê ở tỉnh khác.
Khi nhận giấy chứng nhận kết hôn, cả hai bên phải có mặt và ký vào sổ hộ tịch. Không thể nhờ người khác nhận thay. Nhiều đôi chọn đăng ký trước ngày cưới một thời gian để khỏi vội; luật không đòi phải tổ chức cưới mới được đăng ký hay ngược lại.
Khai tử: thủ tục sau tang lễ ở làng
Ở các làng Thanh Oai, khi trong nhà có người mất, việc tang thường được họ hàng, hội người cao tuổi và ban lễ tang của thôn lo theo lệ làng. Giữa những ngày bận rộn ấy, thủ tục khai tử hay bị để lại phía sau. Theo luật, người thân có trách nhiệm đăng ký khai tử trong 15 ngày kể từ ngày người đó mất.
Hồ sơ gồm tờ khai và giấy báo tử hoặc giấy tờ thay giấy báo tử. Người mất tại bệnh viện thì bệnh viện cấp giấy báo tử; người mất tại nhà thì ủy ban nhân dân xã hoặc cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo quy định. Nơi đăng ký là xã nơi cư trú cuối cùng của người mất.
Khai tử đúng hạn quan trọng vì nó mở đường cho nhiều việc khác: thừa kế đất đai, nhận tiền tuất, mai táng phí với người có lương hưu hoặc tham gia bảo hiểm xã hội, chấm dứt các khoản trợ cấp, xóa thông tin cư trú. Nhiều gia đình làm thừa kế sau mấy chục năm mới phát hiện cụ chưa được khai tử, phải làm đăng ký khai tử quá hạn kèm giấy tờ chứng minh, mất thời gian hơn nhiều.
Trích lục, cải chính, bổ sung: những việc hộ tịch đi kèm
Trích lục bản sao. Mất giấy khai sinh, giấy kết hôn, bạn xin cấp bản sao trích lục hộ tịch tại nơi đã đăng ký, hoặc trực tuyến khi dữ liệu đã được số hoá. Người sinh ở Thanh Oai từ thời Hà Tây, sổ gốc có thể vẫn lưu ở xã; hỏi cán bộ tư pháp hộ tịch xã mới để biết sổ của xã cũ đang lưu ở đâu.
Cải chính thông tin. Giấy khai sinh ghi sai họ tên, ngày sinh do lỗi khi đăng ký ngày trước, có thể làm thủ tục cải chính nếu có căn cứ. Cải chính không phải để đổi tên theo ý thích; đổi tên chỉ được trong những trường hợp luật dân sự cho phép.
Bổ sung thông tin. Giấy khai sinh cũ thiếu thông tin như quê quán, dân tộc, hoặc thiếu tên cha, có thể bổ sung theo thủ tục. Trường hợp thêm tên cha thường gắn với thủ tục nhận cha con.
Xác nhận tình trạng hôn nhân. Dùng khi kết hôn ở nơi khác, khi mua bán tài sản cần chứng minh tài sản riêng, hoặc đi lao động nước ngoài. Giấy có thời hạn sử dụng và chỉ dùng cho mục đích ghi trong giấy.
Kết hôn, khai sinh có yếu tố nước ngoài
Thanh Oai có không ít gia đình có người đi lao động ở Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan hoặc châu Âu, và các trường hợp kết hôn với người nước ngoài, sinh con ở nước ngoài rồi về quê ghi chú khai sinh. Những việc này trước đây làm ở phòng tư pháp huyện. Theo phân cấp mới, nhiều trường hợp được chuyển về ủy ban nhân dân xã, nhưng thủ tục vẫn nhiều bước hơn hộ tịch trong nước.
Giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước. Thời gian giải quyết dài hơn, có khi phải phỏng vấn. Vì vậy, nên hỏi trước ở xã danh mục giấy tờ cho đúng trường hợp của mình, và chuẩn bị từ khi còn ở nước ngoài để khỏi phải gửi đi gửi lại.
Với trẻ sinh ở nước ngoài đã có giấy khai sinh nước sở tại, cha mẹ có thể ghi vào sổ hộ tịch ở Việt Nam để trẻ có thông tin trong hệ thống, thuận tiện khi về nước học tập, làm căn cước, hộ chiếu.
Giấy tờ nhà nước và sổ sách của dòng họ
Ở nhiều làng Thanh Oai, các dòng họ vẫn giữ gia phả, và các sự kiện sinh, cưới, mất được ghi vào sổ họ theo lệ riêng. Có họ ghi ngày giỗ theo âm lịch, ghi tên húy, tên chữ khác với tên trên giấy khai sinh. Hai hệ thống này song song, không thay thế nhau: gia phả là tư liệu văn hóa của dòng họ, còn sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý.
Chỗ hai hệ thống gặp nhau là khi làm thừa kế đất đai hoặc chứng minh quan hệ họ hàng lâu đời. Cơ quan nhà nước chỉ căn cứ giấy tờ hộ tịch và giấy tờ hợp pháp khác; gia phả có thể là tư liệu tham khảo nhưng không thay được giấy khai sinh, giấy khai tử. Vì vậy, khi cụ trong nhà mất, ngoài việc ghi vào gia phả và lo giỗ chạp, gia đình đừng quên làm khai tử đúng hạn.
Ngược lại, khi đặt tên cho con, nhiều gia đình muốn theo chữ lót của dòng họ. Nên thống nhất trong nhà trước khi đi đăng ký, vì tên trên giấy khai sinh là tên theo con suốt đời trên mọi giấy tờ, còn sửa đổi sau đó chỉ làm được trong những trường hợp luật cho phép.
Câu hỏi thường gặp
Quá 60 ngày chưa khai sinh cho con thì có làm được không?
Vẫn làm được. Bạn đăng ký khai sinh theo thủ tục bình thường hoặc theo thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn, tùy trường hợp. Việc đăng ký trễ có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định hiện hành, nhưng không vì thế mà trẻ không được khai sinh. Nên làm càng sớm càng tốt để trẻ có thẻ bảo hiểm y tế.
Vợ chồng ở hai xã khác nhau thì khai sinh cho con ở đâu?
Ở xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ, do cha mẹ thỏa thuận. Nếu muốn con thường trú theo bên nào, nên đăng ký khai sinh ở xã đó để làm liên thông luôn với đăng ký thường trú. Nơi sinh của trẻ, như bệnh viện ở Hà Đông, không quyết định nơi đăng ký khai sinh.
Đăng ký kết hôn có cần giấy khám sức khỏe không?
Theo quy định hộ tịch hiện hành cho kết hôn giữa công dân Việt Nam ở trong nước, giấy khám sức khỏe không còn là giấy bắt buộc trong hồ sơ. Với kết hôn có yếu tố nước ngoài, yêu cầu về giấy xác nhận sức khỏe có thể khác. Kiểm danh mục hồ sơ trên cổng dịch vụ công trước khi đi.
Người mất tại nhà ở làng thì lấy giấy báo tử ở đâu?
Với người mất tại nhà, việc xác nhận để làm khai tử do ủy ban nhân dân xã hoặc cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định, thường dựa trên thông tin của gia đình, trưởng thôn, trạm y tế. Hỏi cán bộ tư pháp hộ tịch xã để biết giấy tờ cụ thể; nên làm trong 15 ngày.
Mất giấy khai sinh từ thời Hà Tây thì xin lại thế nào?
Xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại nơi đã đăng ký. Sổ hộ tịch của xã cũ được lưu và bàn giao khi sáp nhập; cán bộ hộ tịch xã mới sẽ tra. Nếu sổ gốc không còn, có thể phải làm đăng ký lại khai sinh theo thủ tục riêng, kèm giấy tờ chứng minh như học bạ, hồ sơ cán bộ.
Có thể làm khai sinh, kết hôn trực tuyến hoàn toàn không?
Khai sinh và nhiều thủ tục hộ tịch nộp trực tuyến được, kết quả nhận qua bưu chính. Kết hôn thì phần nộp hồ sơ có thể trực tuyến, nhưng khi nhận giấy chứng nhận, hai bên phải có mặt để ký. Tài khoản định danh điện tử mức 2 giúp làm nhanh hơn.